© Pixaby
Markkinavuoropuhelu on tehokas tapa tuoda tilaaja ja tarjoajat yhteen pohtimaan sitä, miten saadaan aikaan hankintaa palveleva paras lopputulos ja taataan onnistunut kilpailutus. Julkisen tilaajan toteuttamat hankinnat ovat usein haastavia, eikä hankintaa valmistelevilla tahoilla ole välttämättä riittävästi aikaa tai tarpeeksi laajaa ja tuoretta osaamista pohtia sitä, mitkä hankintakriteerit tai soveltuvuusvaatimukset palvelisivat parhaiten haluttua lopputulosta. Turun seudun puhdistamo Oy:ltä vinkataan, että hyvin toteutettu markkinavuoropuhelu saattaa säästää aikaa ja resursseja, kun hankinta jäsentyy ja haluttu kokonaisuus tarkentuu.
Markkinavuoropuhelun voi järjestää monella eri tavalla
Markkinavuoropuhelu voidaan toteuttaa esimerkiksi infotilaisuutena, jossa hankintaa tekevä taho esittelee hanketta tilaisuuteen saapuneille potentiaalisille tarjoajille. Vuoropuhelussa tilaaja voi tuoda esiin hankinnan tavoitteita, haluttuja teknisiä ratkaisuja ja sopimusasioita. Vastavuoroisesti tarjoajat saavat mahdollisuuden ottaa kantaa näihin tilaajan esiin tuomiin seikkoihin ja esittää omia näkemyksiään. Tässä mallissa on kuitenkin haasteena saada aikaan todellista vuoropuhelua, mikäli tarjoajat kokevat joutuvansa paljastamaan esimerkiksi hinnoitteluun tai liikesalaisuuden piiriin liittyvää tietoa. Infotilaisuutta voidaankin täydentää tilaisuutta seuraavilla tilaajan ja potentiaalisten tarjoajien kahdenkeskisillä vuoropuheluilla. Luottamuksellisessa keskustelussa tarjoaja voi esittää ratkaisujaan yksityiskohtaisemmin.
Markkinavuoropuhelun voi toteuttaa myös julkaisemalla ilmoittautumislomake julkisessa hankinatapalvelussa ja toimittamalla vuoropuheluun ilmoittautuneille potentiaalisille tarjoajille etukäteen aineistoa, josta käy ilmi hankkeen alustavat tekniset ratkaisut ja mahdollisesti jopa sopimusluonnokset. Jaettuun aineistoon voidaan pyytää tarjoajien kommentteja ja ehdotuksia, jotka käydään läpi kunkin vuoropuheluun ilmoittautuneen toimijan kanssa. Näiden keskustelujen pohjalta tilaaja voi laatia lopullisen tarjouspyynnön hankintaa varten.
Kiertotalouden kiemuroihin apua yrityskentältä
Erityisesti niissä hankkeissa, joihin liittyy kiertotalouden hyödyntäminen, on markkinavuoropuhelulla erityinen tarve. Suurin syy tälle on se, että kiertotaloutta edistetään jatkuvasti kehittyvillä teknisillä ratkaisuilla, jotka eivät kaikki voi olla tilaajan tiedossa hanketta suunniteltaessa. Vuoropuhelu antaa tarjoajille mahdollisuuden esitellä tilaajalle vaihtoehtoisia ratkaisuja ja toteutustapoja, jotka saattavat viedä hankkeen kiertotaloutta ajateltua pidemmälle. Uusien ratkaisujen myötä voidaan hankinnan vaikuttavuutta lisätä ja tehostaa. Vastaavasti yritykset saavat arvokasta palautetta tilaajilta jo ennen varsinaista tarjousvaihetta ja tätä kautta mahdollisuuden kehittää kiertotaloutta tukevia tuotteitaan ja palveluitaan.
Turun Seudun Puhdistamo Oy:lla on hyviä kokemuksia markkinavuoropuhelusta
Turun Seudun Puhdistamo on hyödyntänyt vuoropuhelua niin teknisten laitteiden kuin urakoidenkin hankinnassa. TSP:n tekninen päällikkö Jarno Arfman on kokenut markkinavuoropuhelun toimivaksi keinoksi, kun pyritään tekemään parempia hankintoja. Arfmanin mukaan vuoropuhelua hyödyntämällä lopullinen tarjouspyyntö on alkuperäistä parempi, kun vuoropuhelun aikana tarjoajat voivat kyseenalaistaa ja pohtia tarjouspyynnössä määriteltyjä ratkaisuja. Useimmiten alan viimeisin tieto on kuitenkin markkinoilla eikä välttämättä tilaajalla.
Tarjoajat ovat Arfmanin mukaan pääosin kokeneet markkinavuoropuhelun positiivisena tapana edistää hankintoja. Näin siinäkin tapauksessa, että tarjoajan esitys ei voittanutkaan tarjouskilpailua. Kun vuoropuhelua on käyty kaikkien halukkaiden tarjoajien kanssa, on jokainen yritys saanut tasavertaisen mahdollisuuden esitellä ratkaisujaan tilaajalle. Vuoropuhelun jälkeen tilaajan tiedossa on ollut useampi eri toimija, sekä heidän tuotteensa ja/tai ratkaisunsa, joita kenties tarvitaan tulevaisuudessa. Negatiivista palautetta on saatu siitä, että osa tarjoajista on kokenut tekevänsä tilaajan työtä osallistuessaan tarjouspyynnön kehittämiseen.
Markkinavuoropuhelulla ei ole välttämättä hankinnan aikataulun kannalta suurta vaikutusta. Tämä toki riippuu siitä, miten vuoropuhelu toteutetaan ja miten haastavasta hankinnasta on kyse. Aikatauluvaikutus hankintaprosessiin voi näin ollen olla viikosta pariin kuukauteen.
Tarjouspyynnön laatimisessa tarvittava työresurssien määrä ei myöskään Arfmanin mukaan kasva vuoropuhelun myötä, vaan työmäärä enemmänkin jäsentyy tarkemmin. Vuoropuhelua käytäessä hankintaorganisaation resurssia käytetään hetkellisesti paljonkin, mutta vastaavasti kun tarjouspyyntö on saatu tarkennettua lopulliseen muotoonsa vuoropuhelun myötä, sujuu itse hankinta jouhevammin.
Markkinavuoropuhelun käyttö näkyy myös lopputuloksessa, jos ei aina halvempana hankintahintana niin yleensä parantuneena hankittavan tuotteen tai palvelun laatuna, koska hankintaa on osattu muokata markkinoilta löytyvien parhaiden ratkaisujen suuntaan. Tämä on saattanut tuoda tilaajalle säästöä esimerkiksi edullisemmilla käyttö- tai ylläpitokustannuksilla tai molemmilla. Lisäksi Arfmanin mukaan hankinnoista tehdyt valitukset ovat vähentyneet, sillä tarjoajat ovat kokeneet kilpailutuksen aiempaa reilumpana, kun jokaista tarjoajaa on kuultu ja ratkaisuista on keskusteltu etukäteen.
Turun Seudun Puhdistamon hankinnoissa markkinavuoropuhelua tullaan käyttämään tulevaisuudessakin. Tähän kannustavat positiiviset kokemukset markkinavuoropuhelun pohjalta toteutetuista hankinnoista. Arfman kannustaa muitakin tilaajia ottamaan vuoropuhelun rohkeasti käyttöön. Hänen mukaansa siinä tilaajalla on pelkästään voitettavaa.
TSP:n hankintaprosesseja tulee toki kehittää edelleenkin ja markkinavuoropuhelu on osoittanut sen, että hankintaa voi tehdä monella eri tapaa, toteaa Arfman. Turun Seudun Puhdistamo OY aikoo ottaa kiertotalouden ratkaisut mukaan osaksi TSP:n hankintojen valmistelua. Kiertotalousnäkökulman sisällyttäminen puhdistamon hankeisiin edistää entisestään laitoksen hiilineutraaliustavoitteiden saavuttamista.
TSP:n Jarno Arfman painottaa vielä, että yhtenä tärkeimpänä tekijänä onnistuneessa hankinnassa on organisaation sisäinen yhteistyö. Pelkästään hankintaa tekevien henkilöiden, esimerkiksi julkisen puolen organisaatioissa toimivien hankinta-asiantuntijoiden, olisi hyvä omata edes hieman substanssiosaamista hankintaa koskevalta alalta. Vastaavasti myös hankinnan kohteena olevan tahon, esimerkiksi julkisen puolen teknisen organisaation, tulisi ymmärtää hankintaprosessien ja hankintalain perusteita. Näin kumpikin organisaatio ymmärtäisi paremmin toistensa lähtökohdat ja hankinnasta saadaan onnistunut.
Kirjoittaja
Otto Kaarto, YAMK -opiskelija, Turun ammattikorkeakoulu